10 tips voor het voeren van geslaagde beoordelingsgesprekken

Het jaar is bijna voorbij en dat betekent voor veel organisaties: beoordelingsgesprekken voeren. Een zeer relevant instrument, helemaal omdat de Wet Werk en Zekerheid strengere eisen stelt aan werkgevers. Toch ervaren de meeste leidinggevenden beoordelingsgesprekken als langdurig en complex. Hieronder geven we tien tips die essentieel kunnen zijn voor de werkgevers.

1. Ben op tijd met het vastleggen van dit gesprek en bereid je net als je medewerkers gedegen voor.

2. Zorg van tevoren dat het beoordelingsformulier is ingevuld (al dan niet als concept).

3. Dit klinkt als een open deur, maar zorg voor een prettige sfeer. Voor een medewerker kan dit wellicht een spannend moment zijn. Stel hem of haar op gemak door bijvoorbeeld het ijs te breken met een grapje of begin eerst over koetjes en kalfjes. Oftewel: start met informele vragen, voordat over wordt gegaan tot het ‘zakelijke’ gedeelte.

4. Draag zorg voor een duidelijke omschrijving van iemand functieprofiel en werkzaamheden. Van een algemeen medewerker – dit komt vaak voor in arbeidsovereenkomsten – is in de meeste gevallen niet concreet wat de verwachtingen zijn van hem of haar. ‘Productiemedewerker’ is dan al een stuk duidelijker. Het is het beste om er even de tijd voor te nemen en compleet uit te schrijven wat iemand doet. Dit hoeft geen boekwerk te zijn, dit past gemakkelijk op een A4’tje. En houd hem up to date, indien er wijzigingen zijn.

5. Voer elk jaar een plannings-, voortgangs- en functioneringsgesprek. Notuleer wat er exact is besproken en laat ook je werknemer het verslag ondertekenen. Dit klinkt als een abc’tje, maar het komt vaak genoeg voor dat er tussen neus en lippen wel eens iets wordt gezegd. Dit is echter niet rechtsgeldig.

6. Indien geen persoonlijke doelstellingen zijn vastgelegd, is het raadzaam om aan te geven in hoeverre de medewerker de doelstellingen van zijn of haar functie heeft gerealiseerd. Zowel in kwaliteit als kwaliteit.

7. Benoem ook de verbeterpunten. Als je de medewerker laat zien wat zijn verbeterpunten zijn, weet hij ook dat hij eraan moet werken. Het beste is natuurlijk om dit op een opbouwende manier te doen.

8. Zorg voor een compleet beeld door ook anderen te betrekken bij de beoordeling. Denk hierbij aan collega’s, klanten of leveranciers.

9. Is er sprake van een negatieve beoordeling? Deze mag niet zomaar uit het niets komen. Mogelijke verbeterpunten dienen tussentijds te zijn aangegeven tijdens bijvoorbeeld een functioneringsgesprek. Wacht niet met het geven van feedback tot een formeel gesprek.

10. Luister ook naar de feedback van de medewerker, ook al is dit een beoordelingsgesprek. Gebruik zijn positieve feedback vervolgens weer om jouw rol als leidinggevende of organisatie te verbeteren.